Pengendalian Dokumen dan Rekaman

1. Pengertian dokumen adalah: Semua dokumen yg harus disiapkan Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer, dan untuk memenuhi instrumen Akreditasi. Jenis  dan  macam dokumen  mengacu kepada  standar dan  Kriteria, definisi operasional, serta cara pembuktian dan telusur dokumen yg ada dlm instrumen akreditasi Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer,

2.  Rekaman adalah:  dokumen yang memberi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer untuk peningkatan mutu,

3. Pengendalian dokumen dan rekaman adalah: sistem penomoran dan sistem penyimpanan dokumen yang dibtuhkan oleh sistem manajemen mutu akreditasi Puskesmas harus dikendalikan. Catatan/ rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan dikendalikan, dalam artian harus diberi nomor agar mudah untuk pengelolaannya.

Pengendalian dokumen disusun SPO dan diatur didalam kebijakan pengendalian dokumen pada kriteria 2.1.11 elemen penilaian 4, untuk mendefinikan pengendalian yang diperlukan:

a.    Menyetujui dokumen untuk kecukupan sebelum terbit,

b.    Menelaah dan memperbaharui sebagaiman perlu, dan persetujuan ulang dokumen,

c.    Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,

d. Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkkan tersedia ditempat pengguna,

e.    Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segeradapat teridentifikasi,

f.  Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasional sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan,

g. Mencegah penggunaan tidak sengaja dokumen kadaluwarsa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun.

Catatan/ rekaman yang diterapkan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan bukti operasional yang efektif dari sistem manajemen mutu harus dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SPO terdokumentasi untuk mendefinikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/ rekaman harus dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.

Pedoman penyusunan dokumen memberikan contoh cara pembuatan dokumen bukan memberikan isi didalam dokumen, isi dokumen sesuai dengan langkah- langkah yang dilakukan didalam organisasi.