Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya:
1. Standard
Operating Procedures (SOP) adalah
serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan administrasi pemerintah, (Kepmenpan No.021 tahun 2008).
2. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja
terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang
dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan
spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah ditetapkan
( Susilo, 2003).
Langkah didalam penyusunan instruksi kerja sama
dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu
bagian/ unit/ profesi, sedangkan
prosedur adalah suatu proses yang
melibat lebih dari satu bagian/ unit/
profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan
yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat
ditelusur hasilnya.
Standar
Prosedur Operasional (SPO) , istilah ini digunakan di Undang-undang No. 29
Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 Tahun 2009,
tentang Rumah Sakit,
Beberapa Istilah
Prosedur yang sering digunakan yaitu :
Ø Prosedur
yang telah ditetapkan disingkat Protap,
Ø Prosedur
untuk panduan Kerja (prosedur kerja, disingkat PK),
Ø Prosedur
untuk melakukan tindakan,
Ø Prosedur
Penatalaksanaan
Ø Petunjuk
pelaksanaan disingkat Juklak,
Ø Petunjuk
pelaksanaan secara tehnis, disingkat Juknis,
Ø Prosedur
untuk melakukan tindakan klinis adalah Algoritma/
Clinical Patway,
namun pada saat ini umumnya juga disebut prosedur,
Walaupun
banyak istilah tentang pengertian prosedur agar tidak menjadikan salah tapsir
maka yang dipergunakan didalam dokumen akreditasi Puskesmas dan fasilitas
pelayanan kesehatan primer didalam buku panduan ini adalah Standar Prosedur Operasiona
(SPO). Sedangkan pengertian SPO
adalah : Suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang di bakukan untuk
menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
a. Tujuan
Penyusunan SPO,
Agar
berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan
efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan
mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
b. Manfaat
SPO,
Memenuhi persyaratan standar pelayanan
Puskesmas
Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
Memastikan staf Puskesmas memahami
bagaimana melaksanakan pekerjaannya.
Contoh
:
SPO
Pemberian informasi, SPO Pemasangan infus, SPO Pemindahan pasien dari tempat
tidur ke kereta dorong,
c. Format
SPO.
1) Format
SPO dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada
lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi Puskesmas ini diberlakukan,
2) Format
merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan
materi/ kolom misalnya, nama penyusun
SPO, unit yang memeriksa SPO. Untuk SPO tindakan agar memudahkan didalam
melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan
lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SPO.
Format
SPO sebagai berikut :
Logo
Nama
Organisasi
|
Judul SPO.
|
|||
SPO
|
No. Dokumen :
|
Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas…
Nama. NIP.
|
||
No.
Revisi :
|
||||
Tanggal Terbit :
|
||||
Halaman :
|
||||
1. Pengertian
|
||||
2. Tujuan
|
||||
3. Kebijakan
|
||||
4. Referensi
|
||||
5.
Prosedur/ Langkah- langkah
|
||||
6. Unit
terkait
|
||||
v Penjelasan
:
Penulisan
SPO yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah :nama Puskesmas dan logo, judul
SPO, nomor dokumen, tanggal terbit dan
tandatangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan,
prosedur/ langkah- langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/ tabel.
d. Petujuk Pengisian SPO
a. Logo yang
dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/ kota, sedangkan nama organisasi adalah nama Puskesmas,
b.
Kotak
Heading : masing-masing kotak ( Puskesmas, judul SPO, No.
dokumen, No.revisi, Halaman, SPO, tanggal terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas )
diisi sebagai berikut :
v Judul
SPO : diberi Judul /nama SPO sesuai proses kerjanya
v No.
Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas yang
bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman.
v No.
Revisi : diisi dengan status revisi, dianjurkan menggunakan huruf. Contoh :
dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertma diberi huruf B dn seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka,
misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi
pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.
v Halaman
: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SPO
tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman
terakhir : 5/5.
v SPO
diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas dan
fasilitas pelayanan kesehatan primer, misalnya : SPO, Prosedur, prosedur tetap,
petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya.
v Tanggal
terbit : diberi tanggal sesuai tanggal
terbitnya atau tanggal diberlakukannya SPO tersebut
v Ditetapkan
Kepala Pusksmas : diberi tandatangan Kepala Puskesmas dan nama jelasnya.
e.
Isi SPO :
1.
Pengertian : yang paling awal
diisi judul SPO adalah, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah
yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan
multi persepsi.
2.
Tujuan : berisi tujuan
pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan
langkah-langkah untuk ……”
3.
Kebijakan
: berisi
kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut.
dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, kemudian diikuti dengan
peraturan/keputusan dari kebijakan terkait.
4. Referensi:
berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa berbentuk buku,
peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,
5.
Langkah-
langkah Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan prose kerja tertentu.
6.
Unit
terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur
terkait dalam proses kerja tersebut.
f.
Diagram
Alir/ bagan alir (Flow Chart):
Didalam
penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah- langkah
kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/ bagan alir untuk memudahkan dalam
pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi
menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
v Diagram alir makro/ Makro flow chart, menunjukkan
kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan,
hanya mengenal satu simbol.
v Diagram alir mikro/ mikro flow chart, menunjukkan
rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro
g.
Tata Cara Pengelolaan SPO
1) Puskesmas
dan fasilitas pelayanan kesehatan primer agar menetapkan siapa yang mengelola
SPO
2) Pengelola
SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO Puskesmas dan fasilitas pelayanan
kesehatan primer,
3)
Pengelola SPO agar membuat tata cara
penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi
SPO
h.
Tata Cara Penyusunan SPO
Hal-hal
yang perlu diingat :
1)
Siapa yang harus menulis atau menyusun
SPO
2)
Bagaimana merencanakan dan mengembangkan
SPO
3)
Bagaimana SPO dapat dikenali
4)
Bagaimana memperkenalkan SPO kepada
pelaksana dan unit terkait
5)
Bagaimana pengendalian SPO-nya (nomor,
revisi, dan distribusi ).
6) Syarat
penyusunan SPO :
v Identifikasi
kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah
memiliki SPO atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SPO masih
efektif atau tidak.
v Perlu
ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang melakuan pekerjaan tersebut
atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala
Puskesmas hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SPO tersebut. Hal tersebut
sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh
dengan adanya keterlibatan personel/ unit kerja dalam penyusunan SPO.
v SPO
harus merupakan flow charting dari
suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan
membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.
v Di
dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan,
dan mengapa.
v SPO
jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek harus jelas.
v SPO
harus menggunakan kalimat perintah/ instruksi dengan bahasa yang dikenal
pemakai.
v SPO
harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka
harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk
SPO profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti
perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan
memperhatikan aspek keselamatan pasien.
i. Proses
penyusunan SPO
1) SPO
disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan penyusunan dokumen
akreditasi Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer ini.
2) Penyusunan
SPO dapat dikelola oleh kelompok upaya
Puskesmas dengan dikoordinir oleh tim mutu Puskesmas dengan mekanisme sebagai berikut :
a) Pelaksana
atau unit kerja/ upaya menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait.
b) SPO
yag telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja/ upaya disampaikan ke tim mutu Puskesmas dan
fasilitas pelayanan kesehatan primer,
c) Fungsi
tim mutu Puskesmas didalam penyusunan SPO adalah :
(1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan
memperbaiki terhadap SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik
dari segi bahasan maupun penulisan,
(2) Sebagai koordinator dari SPO yang sudah dibuat
oleh masing-masing unit kerja sehingga tidak terjadi duplikasi SPO/ tumpang
tindih SPO antar unit,
(3) Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.
(4) Penyusunan SPO dilakukan dengan
mengidentifikasi kebutuhan SPO. Untuk SPO
pelayanan dan SPO administrasi,
untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan
proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang
dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO profesi identifikasi kebutuhan
dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja
tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO maka disuatu unit kerja dapat
diketahui berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat/ disusun. Untuk
melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan
elemen penilaian pada standar akreditasi puskesmas dan fasilitas pelayanan
kesehatan primer, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang
dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP minimal yang harus ada di
Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer. Sedangkan identifikasi SPO dengan
menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO
secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut.
(5) Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian
yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang
dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan
langkah penting dari seluruh proses.
Setelah dibuatkan diagram kotak maka
diuraikan kegiatan di masing-masing kotak dan dibuat alurnya.
(6) Semua SPO harus ditandatangani oleh Kepala
Puskesmas, dan fasilitas pelayanan kesehatan primer,
(7) Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi,
sebagian memerlukan uji coba.
(8) Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka
perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka
untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.
j.
Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan
penyusunan SPO
1) Ada
komitmen dari Kepala Puskesmas fasilitas
pelayanan kesehatan primer yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan
sumber daya lainnya.
2) Adanya
fasilitator/ petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO,
jadi aspek pekerjaan dan aspek psikologis.
3)
Ada target waktu yaitu ada target dan
jadwal yang disusun dan disepakati
4)
Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan
penyusunan SPO.
5)
Tata cara penomoran SPO.
Penomoran
SPO maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan
ketentuan:
a)
Semua SPO harus diberi nomor,
b) Puskesmas
dan fasilitas pelayanan kesehatan primer agar membuat kebijakan tentang
pemberian nomor untuk SPO,
c) Pemberian
nomor bisa mengikuti tata persuratan Puskesmas dan fasilitas pelayanan
kesehatan primer, atau ketentuan penomoran yang khusus untuk SPO (bisa
menggunakan garis miring atau dengan sistem digit). Pemberian nomor sebaiknya
secara sentral.
6)
Kode-kode yang dipergunakan untuk
pemberian nomor :
a) Kode
unit kerja : masing-masing unit kerja di Puskesmas mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk
angka atau huruf. Sebagai contoh pada Program Bab VI, dengan VI/ SPO/ KIA.KB, dan lain sebagainya,
b) Nomor
urut SPO adalah urutan nomor SPO di dalam unit kerja upaya Puskesmas dan
fasilitas pelayanan kesehatan primer.
c) Satu
SPO dipergunakan oleh lebih dari satu
unit yang berbeda misalnya SPO rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait/ unit pemakai SPO.
7)
Tata Cara Penyimpanan SPO
a)
Penyimpanan adalah bagaimana SPO
tersebut disimpan.
b) SPO
asli (master dokumen/ SPO yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar
disimpan di sekretariat Tim Akreditas Puskesmas dan fasilitas pelayanan
kesehatan primer atau Bagian Tata Usaha Puskesmas dan fasilitas pelayanan
kesehatan primer, sesuai dengan kebijakan yang berlaku di organisasi tersebut
tentang tata cara pengarsipan dokumen. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi,
sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
c) SPO
fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas dan fasilitas pelayanan
kesehatan primer, dimana SPO tersebut
dipergunakan. Bila SPO tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka
unit kerja wajib mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke
sekretariat Tim mutu atau bagian
Tata Usaha sehingga di unit kerja hanya ada SPO yang
masih berlaku saja. Sekretariat Tim Mutu atau bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan
fotocopy SPO yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SPO yang asli agar tetap
disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam pengarsipan dokumen di
Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer.
d) SPO
di unit upaya Puskesmas dan fasilitas
pelayanan kesehatan primer harus diletakan ditempat yang mudah dilihat, mudah
diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
e) Bagi
Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer yang sudah menggunakan e-file maka penyimpanan SPO sebagai berikut :
v Setiap
SPO harus di print-out dan disimpan sebagai SPO asli.
v SPO
diunit upaya Puskesmas dan fasilitas
pelayanan kesehatan primer tidak perlu hardcopy, SPO bisa dilihat di internet
di Puskesmas, namun untuk SPO penanganan gawat darurat tetap harus dibuatkan hardcopy-nya.
8) Tata
Cara Pendistribusian SPO
v Distribusi
adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO
kepada unit upaya atau pelaksana
yang memerlukan SPO tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam
melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer sesuai
kebijakan dalam pengendalian dokumen.
v Distribusi
harus memakai expedisi dan atau
formulir tanda terima.
v Distribusi
SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit
kerja lainnya.
v Bagi
Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SPO bisa melalui
internet dan diatur kewenangan otorisasi disetiap unit kerja, sehingga unit
kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka SPO.
9) Evaluasi
SPO.
Evaluasi
SPO dapat dilakukan dengan evaluasi
penerapannya dan revisi secara total/ sebagian SPO tersebut.
a) Evaluasi penerapan/ kepatuhan SPO dapat dilakukan dengan evaluasi langkah-
langkah penerapan SPO apakah sudah dilakukan semua langkah ataupun sebagian
langkah yang dilakukan. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan
daftar tilik/ cek list
§ Daftar
tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten,
diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan,
dan diberi tanda (check-mark).
§ Daftar
tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi
suatu proses pelayanan.
§ Daftar
tilik tidak dapat digunakan untuk PO yang kompleks.
§ Daftar
tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SPO,
bukan untuk menggantikan SPO itu sendiri.
(1) Langkah-langkah menyusun daftar tilik
Langkah
awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifikasi prsedur yang
membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya
v Gambarkan
flow-chart dari prosedur tersebut,
v Buat
daftar kerja yang harus dilakukan,
v Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
v Masukkan
dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,
v Lakukan
uji-coba,
v Lakukan
perbaikan daftar tilik,
v Standarisasi
daftar tilik.
Daftar
tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SPO dalam langkah- langkah kegiatan, dengan
rumus sebagai berikut.
Compliance rate
(CR) = Σ
Ya x 100 %
Σ
Ya+Tidak
(2) Evaluasi
isi SPO.
(a) Evaluasi
SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal 3 tahun sekali, dilakukan oleh
masing-masing unit kerja yag dipimpin oleh koordinator unit kerja/ program.
(b) Hasil
evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan atau SPO perlu diperbaiki/
direvisi. Perbaikan/ revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.
(c) Perbaikan/
revisi perlu dilakukan bila :
v Alur
SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
v Adanya
perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan,
v Adanya
perubahan organisasi atau kebijakan baru,
v Adanya
perubahan fasilititas
(d) Pergantian
kepala Puskesmas, bila SPO memang masih sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu
direvisi.
0 comments:
Post a Comment